Estructurar, automatizar y escalar la gestión de proyectos de MCK Hospitality — con un sistema que trabaja solo y responde antes de que se le pregunte.
Contexto ejecutivo
MCK Hospitality opera múltiples marcas con proyectos en curso de distinta naturaleza — aperturas de nuevos locales, renovaciones, desarrollos internos y más. Cada proyecto implica coordinar decenas de etapas, documentos, proveedores, costos y responsables.
Oportunidades identificadas
Basado en la sesión de discovery con Arianna Cavagnaro, Global PM & Development Analyst.
MCK ya vive en Drive — y eso es una ventaja. En la Fase 1 los documentos se vinculan manualmente a sus carpetas correspondientes en Monday, estableciendo la estructura base. En la Fase 2, esa vinculación se automatiza: al crear un proyecto, el sistema genera la estructura de carpetas en Drive (raíz del proyecto, Documentos, Costos, Renders, Planos) y cada tablero queda conectado a su carpeta correspondiente.
Con control de versiones activo, el equipo puede comentar versiones específicas de cada documento sin salir de Monday, verificando en todo momento que todo esté al día.
Cada apertura parte de una base y requiere decenas de ajustes manuales. Con esta implementación, Claude lee la tabla de proyecto base y le hace a Arianna las preguntas clave: "¿tiene terraza? ¿paisajismo? ¿es franquicia o propio? ¿cuántos pisos?" — ajustando el plan de forma predictiva.
Luego, conversacionalmente, Arianna puede afinar cualquier detalle adicional. Claude crea el plan completo en Monday directamente — con tareas, responsables, timelines y documentación requerida — todo desde una conversación. Y puede verificar en cualquier momento que cada proyecto cumpla sus protocolos: checklists, asignación de responsables en hitos críticos, timelines de tareas clave.
Cada miembro del equipo tiene una vista personalizada de todo lo que tiene asignado en todos los proyectos: tareas abiertas, vencidas, en progreso, y su nivel de prioridad. No es una notificación aislada — es el cuadro completo de su semana.
Esto permite dar fechas realistas, detectar cuellos de botella antes de que ocurran, y gestionar el tiempo sin depender de Arianna para coordinar. El equipo deja de necesitar WhatsApps de seguimiento porque la información ya está visible para todos.
Con el modelo relacional, Claude puede responder en segundos cualquier pregunta sobre proyectos, marcas o etapas. Al conectar Read AI, los temas discutidos en reuniones también se vuelven consultables y accionables.
"¿Qué acordamos sobre el proveedor de cocinas en la reunión del martes?" — Claude responde y puede crear la tarea en ese mismo momento. Los accesos se configuran por usuario para mantener relevancia y confidencialidad entre equipos.
Muchas implementaciones terminan con un tablero de tareas por proyecto — que solo controla tareas y deja de escalar muy rápido. Nuestro enfoque es distinto: una misma selección de tableros gestiona 10 o 200 proyectos. Creamos un tablero para cada cosa que gira alrededor del proyecto (etapas, acciones, costos, documentos, proveedores), no uno por cada proyecto. ¿Más proyectos? Los mismos tableros.
¿Aparece algo nuevo que controlar? Conectamos estratégicamente un tablero nuevo —una sola vez— y queda visible para todos los proyectos, sin recrear el proceso. Por ejemplo: hoy no controlan las entregas de proveedores (quién viene a dejar qué cada día); si mañana lo necesitan, creamos ese tablero una vez y se ve en todos los proyectos. No hace falta armar un tablero nuevo por cada proyecto.
El diferencial técnico
La mayoría de implementaciones de Monday —y la alternativa que ya cotizaron— crean uno o dos tableros plantilla por proyecto. Eso funciona para los primeros proyectos, pero la vista general empieza a romperse alrededor del proyecto 20 por los límites del plan Pro de Monday, y el proyecto 21 ya obliga a pagar una licencia Enterprise. Peor aún: cada proceso nuevo (entregas de proveedores, pagos, control por hitos) multiplica la cantidad de tableros por cada proyecto.
Impacto esperado
Basado en implementaciones similares con clientes de Whatever Tech:
Estructura del servicio
La Fase 1 entrega un sistema funcional y navegable. La Fase 2 lo automatiza y lo estabiliza. La Fase 3 conecta Claude para consultar y operar Monday en lenguaje natural — ahora incluida en la estructuración, sin costo adicional.
Inversión — Paquete completo
Próximos pasos
Estructurado, consultable, automatizable y que escala con el grupo. Esta propuesta aplica a la gestión de proyectos de MCK — hoy enfocada en aperturas y desarrollo de locales, con capacidad de expandirse a otras áreas en el futuro.
Al agendar la reunión, la propuesta queda aprobada y se inicia el proceso administrativo para el primer pago — pero lo más importante: ya tienen fecha.
La sesión es de 90 minutos e incluye el mapeo inicial de procesos y proyectos actuales de MCK Hospitality.